Carnales y carnalas, les comento que estuve revisando varias entradas de la página de fórmulas que no he contestado por huevón por falta de tiempo, y me encuentro muchas dudas sobre cómo calcular el retraso de una tarea con una fórmula.
Bueno, pues me voy a ver bien hojaldra, pero tengo que decirles una neta netísima de las que dejan adolorido el… alma. Ahí les va:
Ninguna fórmula puede resolver problemas causados por no usar bien la herramienta.
¡Zas, culebra! Sí, ya sé lo que están pensando: «¡Ah móndrigo PM Vengador culéi! Todavía que venimos a visitar tu sitio a pesar de que publicas una vez cada era geológica, y aún así nos calabaceas diciéndonos que estamos muy zonzos para manejar el Project. ¡Ahora todos vamos a usar Gantter, para que se te quite!»
Pues sí, pero no los voy a dejar así nomás regañados. Aquí les dejo ir unos consejitos para actualizar los avances en MS Project y que puedan identificar correctamente el retraso de las tareas, sin necesidad de quebrarse la cabeza con fórmulas rebuscadas.
1. Guardar línea base
Ok, esto es básico para que Project nos pueda calcular desviaciones con respecto al plan original. Para esto, pueden leer esta entrada que está viejita pero sigue chida.
2. Preparar la vista con campos de captura y consulta
Para facilitar la captura de los avances y la consulta de los retrasos, conviene agregar algunas columnas a nuestra vista de tareas. Pueden agregarse a la tabla de cualquier vista de tareas (por ejemplo, a la tabla de «Entrada» que es la que aparece por default) o bien se puede crear una tabla personalizada para dar seguimiento. De cualquier forma, sugiero agregar estas columnas:
- % completado
- Comienzo real
- Fin real
- Variación de fin
- Variación de duración
3. Capturar avances
Hay muchas formas de capturar el avance de la tarea (algunas muy precisas, pero medio complicadas). La forma más simple de dar seguimiento es con el porcentaje de avance, aunque también es la más imprecisa porque Project asume que la tarea va a durar lo mismo que se había planeado. De cualquier forma, para mejorar la precisión del seguimiento se deben capturar dos datos:
- La fecha real en la que la tarea comenzó (en la columna «Comienzo real»).
- El porcentaje de avance real (en la columna «% completado»).
Al definir la fecha real de comienzo Project puede calcular con mayor precisión tanto retrasos como adelantos (cuando una tarea comenzó antes de lo planeado).
En caso de que la tarea ya se encuentre terminada, lo mejor es capturar la fecha real de finalización en la columna «Fin real». Al capturar este dato, el porcentaje de avance cambia automáticamente a 100% y se tendrá el dato correcto sobre la fecha en la que realmente terminó la actividad.
Por cierto, en lo personal prefiero dar seguimiento al avance de las tareas a través de las horas de trabajo reales y restantes, y no por porcentaje. Pero eso amerita otra entrada (en un año y medio).
4. Definir fecha de estado
La fecha de estado se define en la pestaña «Proyecto»:
La fecha de estado le indica a Project que la información del proyecto es válida a esa fecha. Este paso no es a huevo indispensable, pero es una buena práctica definir la fecha de estado ya que algunos cálculos de Project la utilizan (por ejemplo, los indicadores de valor ganado).
En nuestro caso, la fecha de estado será la fecha actual, pero se puede poner cualquier valor. Por ejemplo, tal vez estamos capturando los avances el martes por la mañana pero la información que tenemos corresponde a un cierre de avances del viernes anterior, por lo que la fecha de estado debería ser el viernes.
5. Reprogramar el trabajo restante
Justo debajo de donde se define la fecha de estado, hay un botón llamado «Actualizar proyecto». Al dar clic, aparece esta ventana:
En la ventana seleccionaremos la segunda opción, «Reprogramar trabajo restante para que empiece después de:». La fecha ya trae el valor correspondiente a lo que capturamos en la fecha de estado; si esto no se hizo (paso 4), la fecha será la actual; de cualquier forma, se puede cambiar la fecha directamente aquí.
Lo que hace este paso es mover el trabajo pendiente de todas las tareas para que comiencen al día siguiente de la fecha de estado. Este paso es importantísimo, ya que nos permite ver las desviaciones y retrasos reales del proyecto.
6. Verificar retrasos
¡Listo! Solamente falta revisar los retrasos. La columna de «Variación de fin» nos dice cuántos días de retraso tiene (o tendrá) cada tarea (¡y el proyecto completo!), con respecto a la fecha de fin original (guardada en la línea base). La columna «Variación de duración» nos dice cuántos días de más (o de menos) durará la tarea, respecto a la duración originalmente planeada.
Porcentaje de avance esperado
«Ok, cerebrito. Entonces dinos, ¿cómo podemos saber cuál es el porcentaje de avance esperado y cómo calculamos la variación de porcentaje?»
De acuerdo, es una pregunta legítima. Sobre todo considerando que Project no nos dice cuál es el porcentaje de avance que debería tener una tarea a la fecha de estado. Esto lo debemos de hacer con una fórmula.
Sin embargo, en mi humilde opinión creo que es mucho más valioso el dato de días de desviación con respecto a las fechas de finalización originales, que un simple porcentaje. Un porcentaje menor al esperado no nos dice en dónde se encuentra el retraso, qué fechas compromiso importantes (hitos) están afectadas o si el retraso impacta a la fecha de finalización del proyecto (el retraso podría ser solamente de tareas no críticas y mantenerse dentro de su holgura). Pero ese es otro tema que también amerita su propia entrada, en algún punto del futuro cercano.
El ring de PM 