Resumen de proyecto en MS Project

Publicado: 20 noviembre, 2010 en Herramientas, MS Project
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Hola fanáticos de la lucha libre y de la administración de proyectos. En esta ocasión les presento otro tip de MS Project. Es un tip de nivel básico pero que, sin embargo, mucha gente desconoce: la forma en que se puede resumir el proyecto completo en una sola línea.

Veamos esta pantalla de ejemplo:

Plan de actividades ejemplo

Plan de actividades sin resumen de proyecto completo.

En la imagen vemos un plan de actividades en MS Project, el mismo que ya hemos visto con anterioridad. Estoy utilizando el mismo archivo porque ya estamos familiarizados con él, y porque me da hueva hacer otro.

Bien. Podemos ver en la imagen que el plan está muy bonito, pero le falta algo: ¿cómo podemos saber, a golpe de vista, cuánto dura el proyecto completo, qué avance global lleva y cuáles son sus fechas de inicio y fin? Así como está, solamente podemos ver las fechas y duraciones de cada una de las tareas y de las tareas sumarias, pero no del proyecto completo. Es fácil ver que el proyecto comienza el 11 de octubre y termina el 11 de noviembre, pero eso es sólo porque este plan de actividades es pequeño. Si es grande, no podemos ver tan facilmente cuándo comienza y cuándo termina el proyecto completo. No hay que olvidar que la última tarea de la lista no necesariamente es la última tarea en cuanto a fechas.

De cualquier modo, ¿cuántos días de duración tiene este proyecto? ¿Cuál es su avance global en porcentaje? Esas preguntas no se pueden contestar a simple vista.

Lo primero que nos viene a la cabeza para solucionar esta situación, es crear una tarea sumaria que contenga a todas las tareas del proyecto. Que levante la mano todo aquel que ha hecho lo siguiente:

  1. Insertar una tarea al principio del proyecto (en el renglón 1).
  2. Poner el título del proyecto como el nombre de la tarea.
  3. Seleccionar todas las tareas del proyecto, excepto esta nueva tarea (de la 2 en adelante).
  4. Aplicar sangría a las tareas seleccionadas, de forma que todas queden como subtareas de la primera.

¡Listo! Facilísimo, ¿verdad?

Pues si, pero incorrecto, e innecesario. Antes que nada, veamos los inconvenientes que tiene este procedimiento:

  • El primer problema es algo simple y un poco tonto. Si tenemos un descuido, podemos borrar por error esta tarea principal y ¡adiós proyecto! Cierto, no a cualquiera le pasa, pero en versiones de MS Project 2003 y anteriores, en donde solamente podemos deshacer la última acción, un error de este tipo nos puede hacer perder todo el trabajo realizado.
  • El segundo problema es algo más delicado. Si posteriormente insertamos tareas nuevas o modificamos la estructura de las tareas existentes, es muy fácil cometer el error de dejar algunas tareas al mismo nivel que la tarea sumaria inicial. Como resultado, estas tareas no forman parte de la tarea sumaria principal y, por lo tanto, no se toman en cuenta para calcular las fechas, avances y duraciones de la tarea sumaria. Esto lo podemos ver claramente en la imagen siguiente. Las tareas nuevas están al mismo nivel que la tarea sumaria inicial, y sus fechas y duraciones no se toman en cuenta en la tarea sumaria. De hecho, el proyecto realmente termina el 29 de noviembre, no el 11; y, por supuesto, la duración de 24 días y el avance de 38% son ambos incorrectos. Si dejamos así el plan, podemos tomar decisiones utilizando información errónea en cuanto a fechas y avance global del proyecto, y darnos cuenta hasta que es demasiado tarde.
Tareas insertadas al mismo nivel que la tarea sumaria principal.

Tareas insertadas al mismo nivel que la tarea sumaria principal.

  • El tercer problema es un punto más bien sutil e incluso irrelevante. El campo de “Esquema EDT” (también conocido como “esquema WBS“) le otorga a cada tarea un código que depende de su nivel. Por ejemplo, la primer tarea es la tarea “1″ (¡wow, que novedad!), y sus subtareas se enumeran como “1.1″, “1.2″, etc. Las subtareas de la tarea 2 reciben numeración “2.1″, “2.2″ y así sucesivamente. Si hay más niveles entre subtareas, podemos tener numeración del tipo “2.1.4″, “5.3.1.2″, etc. El problema con el método arriba mencionado es que, en este caso, todas las tareas forman parte de la tarea 1 y, por lo tanto, todas las numeraciones del esquema de EDT comienzan con “1.x”. Esto normalmente no es ningún problema, pero si un líder de proyecto utiliza ampliamente estos códigos para identificar a las tareas, entonces sí tenemos un aprieto.
  • El cuarto y último problema que identifico con esta “solución”, es algo un poco rebuscado: algunos campos especializados (como por ejemplo los personalizados) se calculan de una forma ligeramente distinta para el proyecto completo que para la tarea sumaria. Esto se refleja en particular si utilizamos Project Server: el “Centro de Proyectos” nos puede mostrar un cierto valor para un campo de proyecto, y la tarea sumaria principal nos presenta un valor diferente. Esto definitivamente puede causar confusiones y malentendidos.

Bueno, basta de charla sin sentido. ¿Cuál es entonces el procedimiento correcto? Pues es algo mucho más sencillo de hacer:

  • Seleccionar la opción de menú “Herramientas > Opciones…” (Tools > Options…).
  • En la ventana que aparece, seleccionar la pestaña “Vista” (View).
  • En la parte inferior de esta ventana, marcar la opción “Mostrar tarea de resumen de proyecto” (Show project summary task), que normalmente se encuentra deshabilitada.
La ventana de Opciones.

La ventana de Opciones de MS Project.

  • Hacer clic en el botón “Aceptar“.

¡Listo! MS Project inserta una tarea con el número “0“. Por defecto, el nombre de la tarea es igual al nombre que le pusimos al archivo, pero lo podemos modificar. Además, la tarea se muestra con una letra más grande, y la barra en el diagrama de Gantt aparece en color gris.

Ahora sí, podemos estar seguros de que los datos que se muestran en la tarea de resumen de proyecto son los correctos, y podemos agregar tareas nuevas sin la preocupación de que no sean tomadas en cuenta en la tarea sumaria.

Tarea de resumen de proyecto habilitada

El plan de actividades, mostrando la tarea de resumen de proyecto (tarea 0).

Así de sencillo. Pero los que hemos aprendido a usar MS Project mediante el autoaprendizaje (el 99% de nosotros) normalmente no conocemos esta opción, y cometemos el error mencionado anteriormente al insertar una tarea sumaria de forma manual, corriendo los riesgos explicados arriba.

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Comentarios
  1. Aristides Urriola dice:

    No es un comentario, si no que quiero felicitarte por tu aporte, aunque un poco pequeño pero valioso para aquellos que quieran tener una de lo mucho que se puede realizar con Microsoft Project-

    • pmvengador dice:

      Gracias carnal. La neta es que sí está chida la opción de resumen de proyecto, y es un ejemplo de algo que sucede muy seguido: nos complicamos la vida tratando de hacer cosas que el MS Project ya hace solito, nomás que muchas veces no sabemos cómo hacerle.

      Gracias por visitar el blog y por tu comentario.

  2. osvaldo dice:

    podes indicarme donde se encuentra Tools > Options…).comence a trabajar con ms project 2010 en ingles y no puedo encontrar el menu de herramientas

    • PM Vengador dice:

      Simón carnal. Está en el “bacstéich”, o sea, en la pestaña de “Archivo” (File). En la lateral izquierda el botón “Opciones” (Options) es el penúltimo, arribita del botón de “Salir”.
      El acomodo de las opciones está ligeramente diferente, pero todas las opciones están ahí.

      Saludos.

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